Catherine Chassande, Directrice marketing – communication
Quel est le produit / la solution innovante / le service que vous souhaitez mettre en valeur ?
Nous souhaitons vous parler d’un produit directement destiné aux syndics de copropriété qui est Votim, LA solution de vote électronique en assemblée générale de copropriété, leader sur le marché français.
C’est une solution de vote sur tablette ou smartphone présentant de nombreux avantages.
En effet, grâce au travail fait en amont de l’assemblée générale par notre responsable Votim, le déroulement de l’AG est facilité, fluidifié et fiabilisé, le travail du syndic est simplifié.
En voici les différentes étapes :
1- Préparation de l’AG par le responsable VOTIM
- Import de la liste des copropriétaires
- Préparation des résolutions en fonction des différents paramètres (clé de répartition, articles, type de résolution)
- Import des votes par correspondance
2- Récapitulatif et validation des documents par le syndic en amont de l’AG
- Liste des copropriétaires après import,
- Résolutions importées avec clé de répartition et article correspondant)
- Vérification des votes par correspondance déjà importés
3- Tenue de l’AG
- Émargement et enregistrement des pouvoirs
- Attribution tablettes individuelles
- Ouverture/fermeture des votes
- Vote des copropriétaires
- Affichage des résultats en temps réel
4- Clôture de l’AG
- Edition des différents documents post-AG (Procès-Verbal & Liste des copropriétaires signée)
- Documents récapitulatifs à générer (Bilan technique, Excel envois simples et avec Accusé de réception.
Quelles sont les principales évolutions à venir dans votre secteur d’activité / marché ?
La crise du Covid a modifié les règles de tenue des assemblées. De ce fait, nous avons dû nous adapter. En effet, certaines assemblées générales ne pouvant être reportées, nous avons développé une solution de vote en visioconférence conformément à l’évolution de la législation.
Ainsi, depuis le 9 juin 2021, les assemblées générales de copropriété peuvent se dérouler, au choix :
- En présentiel grâce au vote classique ou électronique présenté juste avant, si elles se déroulent dans un espace autorisé à accueillir du public et en suivant les consignes sanitaires en vigueur
- Via une consultation écrite ou vote par correspondance, comme c’était déjà le cas auparavant
- Mais aussi à distance en format digital, si l’organisation en présentiel ne permet pas de respecter ces mesures et gestes barrières et/ou si le syndic les copropriétaires en font le choix.
Les AG de copropriété se sont donc tenues depuis le printemps 2020 dans des formats qui ont évolué, en raison des contraintes sanitaires.
Pouvez-vous ainsi réaliser des assemblées générales uniquement grâce à votre outil de visio-conférence?
La visioconférence autorisée en assemblée générale fait partie des innovations que nous pouvons proposer pour contourner les contraintes de la crise sanitaire et l’alternative autorisée à l’AG par correspondance ou l’AG en présentiel. Certains syndics font toutefois le choix de mixer les formats en parallèle : une assemblée générale en visioconférence pour les copropriétaires les plus au fait des nouvelles technologies (souvent des copropriétés plus jeunes), et la possibilité de voter par correspondance ou en présentiel pour les autres.
Pour que l’assemblée générale soit valide, il faut que le dispositif de visio/audio conférence permette l’identification des membres et la retransmission simultanée et continue des débats et délibérations.
Attention, un impératif de connexion WIFI est requis pour chacun des participants pour garantir le bon déroulement de l’AG.
Les votes sont ainsi tous authentifiés, ce qui est nécessaire à la sécurité et la confiance attendues par les copropriétaires. Les statistiques et les résultats des votes sont dévoilés en temps réel, diminuant considérablement la durée des assemblées générales à l’instar des AG en présentiel utilisant le mode de vote électronique.